Flujograma y Diagrama de Flujo de Datos

Posted on 8 de octubre de 2012

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Flujograma

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.

Aplicación

Constituyen un instrumento de suma importancia  en toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método, constituye además un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo.

Técnicas para la Elaboración de Flujogramas.

El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes  pautas:

a.         Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.

b.         Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.

c.         Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados.

d.         Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.

e.         Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la fecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.

f.         Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su número.

g.         Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.

h.         Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.

i.          Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.

Otras recomendaciones

1.         La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas

2.         Evitar usar siglas, procure utilizar  anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

3.         El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.

4.         El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.

5.         Debe realizarse de forma limpia y ordenada.

6.         Realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS

Símbolos Normas ANSI

1.    Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha sido procesada.

2.    Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

3.    Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen, notas explicativas, aclaraciones, entre otros; se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota  al símbolo en que la requiere.

4.    Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de que el diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

5.         Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, u otros. Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.

6.    Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo.

7.    Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.

8.    Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

9.    Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final).

Dirección de flujo: ( Representado por flechas )  Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir  símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.

SÍMBOLOS  ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa)

 

Simbología Normas ASME

1.    El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.

2.    La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro.

3.    El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma.

4.    La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso.

5.    El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

1.    Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.

2.    Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

3.    Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro.

4.    Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.

5.    Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.

 Diagrama de flujo de datos

Es un modelo que describe los flujos de datos, los procesos que cambian o transforman los datos en un sistema, las entidades externas que son fuente o destino de los datos (y en consecuencia los límites del sistema) y los almacenamientos o depósitos de datos a los cuales tiene acceso el sistema, permitiendo así describir el movimiento de los datos a través del sistema.

En síntesis, el Diagrama de Flujo de Datos describe:

  • Los lugares de origen y destino de los datos (los límites del sistema),
  • Las transformaciones a las que son sometidos los datos (los procesos internos),
  • Los lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema, y
  • Los canales por donde circulan los datos.

Simbología:

Entidad: Son generalmente clases lógicas de cosas o de personas, las cuales representan una fuente o destino de transacciones, como por ejemplo clientes, empleados, proveedores, y otros, con las que el sistema se comunica. También pueden ser una fuente o destino específico, como por ejemplo Departamento Contable. Como el sistema que esta bajo análisis acepta datos de otro sistema o bien se los provee, este otro sistema es una Entidad Externa.

Proceso: Indican aquellos lugares dentro del sistema en donde la información (flujos de datos) que ingresan se procesan o transforman. Es decir, son las funciones o procesos que transforman entradas de datos en salidas de información.

Flujo de datos: Representa un transporte de paquetes de datos desde su origen hasta su destino, es decir que representa una estructura de datos en movimiento de una parte del sistema a otro. La flecha indica la dirección del flujo. Puede estar contenido físicamente en una nota, una factura, una llamada telefónica, de programa a programa, entre otros.

Almacén o archivo: Representa un archivo lógico en donde se agregan o de donde se extraen datos. Es una estructura de datos, pero estática. Puede ser físicamente un archivo de tarjetas, una microficha, un archivo, o un archivo en un computador. Implica escritura, actualización o borrado de datos. Implica lectura o recuperación de información almacenada.

Símbolos usados en el diagrama de flujo de datos

 

Ejemplo

Registro del Título Profesional en la oficina del Registro Principal de  San Felipe, estado Yaracuy

 

Ejemplo 

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