Sistemas de Información basados en computadoras

Publicado en 10 de septiembre de 2013

0


      Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.

    Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.

Componentes de un sistema de información.

    Los sistemas de información dependen de otros subsistemas componentes para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que convierten recursos de datos en productos de información. Estos subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.

  • Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.
  • Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e información generada por el sistema.
  • Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que crean los programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información; los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; los capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la utilización del sistema.
  • Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de información puede funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos, disco óptico, papel de impresión, cableado de red, y otros.
  • Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los programas, las rutinas e instrucciones que conforman el sistema de información. Se les suele denominar aplicación de sistema de información. Es así como los sistemas de información pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el área de ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicación que conforma un sistema de información completo contiene subconjuntos de programas que se encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organización.

Ventajas de la Utilización de los Sistemas de Información Computarizados

•          Control más efectivo de las actividades de la organización

•          Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.

•          Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.

•          Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.

•          Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.

•          Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.

•          Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.

•          Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.

•          Permite comparar resultados alcanzados con  los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Desventajas de los sistemas de Información Computarizados

•          El tiempo que pueda tomar su implementación

•          La resistencia al cambio de los usuarios.

•          Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar  ciertas actividades de la organización.

Modelo General de Sistemas

     Es un diagrama  gráfico acompañado de su descripción que representa a todas las organizaciones de manera general, empleando un marco de referencias de sistemas.

      Comprende el sistema físico y el sistema conceptual.

El Sistema Físico

      Es un sistema abierto donde se transforman los insumos o entradas en productos o salidas. Los insumos provienen del ambiente de la organización, donde ocurre una transformación o proceso y los productos se devuelven al mismo ambiente. Este sistema comprende la transformación de todos los recursos físicos, que son materiales, maquinas, dinero y recursos humanos. (Figura 1)

Figura 1

Figura 1

Flujo de Materiales

    Los materiales de entrada se reciben de los proveedores de materias primas, piezas y componentes ensamblados. Estos materiales se conservan en área de almacenamiento hasta que se requieren para el proceso de transformación. Luego, pasan a las actividades de manufacturas. Al término de la transformación, los materiales, que están en su forma concluida, se colocan en un área de almacenamiento para ser entregados a los clientes. En una empresa manufacturera, son dos áreas funcionales, que intervienen en este flujo de materiales: La función de manufactura transforma la materia prima y la función de mercadotecnia distribuye los productos finales a los clientes.

 Flujo de personal

     Las entradas del personal se originan del ambiente. Los aspirantes a empleados llegan de la comunidad global, de los sindicatos laborales y los competidores. Este aporte de personal generalmente es procesado por la función de recursos humanos y luego se asigna a diferentes áreas funcionales. Mientras están en esas áreas los empleados intervienen en la transformación de manera directa o indirecta. Algunos empleados permanecen en la organización por un tiempo corto, mientras que otros permanecen hasta su jubilación. La función recursos humanos procesa la terminación, y el recurso se devuelve a su entorno.

Flujo de Maquinarias

     Las máquinas se obtienen de proveedores y por lo regular permanecen en la organización por largos períodos de tres a veinte años aproximadamente. Tarde o temprano regresan al ambiente cuando ya han cumplido su vida útil y son sustituidos por modelos nuevos.

    Mientras están en la organización, las máquinas casi nunca se almacenan, más bien están disponibles continuamente, ya sea como camiones de entrega en la división de mercadotecnia, calculadoras de escritorio en el departamento de contabilidad, o maquinas cortadoras en la división de manufacturas. El flujo de máquinas es el más directo de la organización y su control está disperso en todas las áreas que usan las máquinas.

Flujo de Dinero

     El dinero se obtiene de los dueños que proporcionan capital de inversión y de los clientes que proporcionan ingresos por ventas. Otras fuentes incluyen los créditos o prestamos obtenidos de instituciones financieras privadas o públicas y los intereses por inversiones realizadas en otras empresas. El flujo de dinero es controlado por la función financiera. En general cada vez menos interviene el dinero físico sino que el flujo está representado por otros elementos como cheques, vales, tarjetas de crédito y transacciones electrónicas.

      El flujo de dinero conecta a la organización con sus proveedores, clientes, accionistas, empleados, instituciones financieras y organismos de recaudación de impuestos. En algunos casos, ocurre u flujo rápido del dinero como cuando los ingresos por ventas se convierten en pagos a proveedores o empleados, mientras que otros casos son retenidos por largo tiempo como es el caso de inversiones en certificados de depósito a cinco años.

El Sistema Conceptual

      Algunos sistemas abiertos pueden controlar sus propias operaciones; otros no. El control se logra por medio de un ciclo que se incorpora al sistema. El ciclo llamado ciclo de retroalimentación, proporciona una vía para comunicar el sistema con un mecanismo de control y el mecanismo de control con el sistema. El mecanismo de control utiliza las señales del sistema para evaluarlo y determinar si se requieren acciones correctivas.

Sistema de Control

     Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados. (Figura 2)

Los sistemas de control deben conseguir los siguientes objetivos:

1. Ser estables y robustos frente a perturbaciones y errores en los modelos.

2. Ser eficiente según un criterio preestablecido evitando comportamientos bruscos e irreales.

Figura 2

Figura 2

Control Gerencial

        En este caso la gerencia recibe información que describe las salidas del sistema. Muchos informes gerenciales incluyen este tipo de información tales como volúmenes de producción, costo de distribución y análisis de ventas. Las medidas de las salidas constituyen una parte fundamental del proceso. (Figura 3).

Figura 3

Figura 3

 Sistema de ciclo abierto

       Es un sistema que no utiliza retroalimentación para efectuar los cambios necesarios en el mismo. Algunas empresas funcionan bajo este esquema  porque sus mecanismos de control y retroalimentación no funcionan adecuadamente. Tratan de mantener un tipo de dirección que no se cambia, pero si se salen de control no se puede restablecer el equilibrio y se tiene como resultado la destrucción del sistema (quiebra).

Sistema de ciclo cerrado

     Estos cuentan con un ciclo de retroalimentación y un mecanismo de control, lo que le permite controlar las salidas haciendo ajustes en sus entradas. En una empresa el ciclo de retroalimentación consiste en información y el mecanismo de control es la gerencia. La gerencia se basa en la información para hacer cambios en el sistema físico.

Ejemplo de un informe de ventas de productos  de rápido movimiento (Tabla 1)

Tabla 1

Tabla 1

     En este caso el gerente puede enfocarse en los productos que se venden mejor, utilizando sus hallazgos para aumentar las ventas de otros productos. La retroalimentación de salidas es valiosa para el gerente, pero también debe conocer si los proveedores satisfacen las necesidades de la empresa en cuanto a materiales de entrada y la eficiencia de producción en el proceso de manufactura. La adición de estas actividades se refleja en la figura 4.

Figura 4

Figura 4

Ejemplo de un informe que describe una entrada (Análisis de Proveedores) (Tabla 2)

Tabla 2

Tabla 2

Este informe sirve para comparar los proveedores de un tipo específico de materia prima en términos de precio, entrega y calidad y sería útil al gerente antes de decidir quien debería ser el próximo proveedor.

Ejemplo de un informe que describe un proceso de transformación (Análisis de Proceso) (Tabla 3)

Tabla 3

Tabla 3

El procesador de Información

    Es el mecanismo productor de información, que se supone sea una computadora, aunque no necesariamente sea así es el encargado de transformar los datos en información. (Figura 5)

Figura 5
Figura 5

Procesamiento: esta es la acción (cualquiera que sea), que se ejecuta, en este caso sobre los datos, y que logra en ellos una transformación.

Datos: Es un símbolo lingüístico o numérico que representa ya sea algo concreto como abstracto, 15.000. En el momento de enlazar datos, por ejemplo, ventas del fin de semana= 15.000Bs, los datos se convierten en información.

Información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Características de la Información

  • Importancia (relativa al receptor): La importancia de la información para un receptor, se referirá a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los individuos.
  • Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): ¿Es actual o desfasada? En la práctica la vigencia de una información es difícil de evaluar, ya que en general acceder a una información no permite conocer de inmediato si dicha información tiene o no vigencia. Esto tiene que ver con la sincronización en el tiempo de los indicios que permiten revaluar las expectativas con las expectativas en un momento dado.
  • Validez (relativa al emisor): ¿El emisor es fiable o puede proporcionar información no válida (falsa)? Esto tiene que ver si los indicios deben ser considerados en la revaluación de expectativas o deben ser ignorados por no ser indicios fiables.
  • Valor (activo intangible volátil): ¿Cómo de útil resulta para el destinatario?

 Procesamiento de Datos: Son las técnicas eléctricas, electrónicas o mecánicas usadas para manipular datos para el empleo humano o de máquinas.

Dimensiones de la Información

Cuando los gerentes definen las salidas que el procesador de información debe proporcionar, consideran cuatro dimensiones, que contribuyen al valor de la información

1. Pertinente: Cuando atañe específicamente al problema que se enfrenta

2. Exacta. La información exacta suele ser costosa, por lo que los gerentes se ven obligados a conformarse con aproximaciones. Deben ser exacta las informaciones donde interviene el dinero, tal como nómina, facturación y cuentas por cobrar, pero se admiten algunos errores en como los pronósticos económicos a largo plazo.

3. Oportuna La información debe estar disponible para resolver los problemas antes de que se creen situaciones de crisis o se pierdan oportunidades: El gerente debe poder obtener información que describa lo que está sucediendo en el momento, además de lo que sucedió en el pasado

4. Completa. El gerente debe poder obtener información que presente una imagen total de un problema o de una solución.

Usos de la Información

  • Aumentar/mejorar el conocimiento del usuario, o dicho de otra manera reducir la incertidumbre existente sobre un conjunto de alternativas lógicamente posibles.
  • Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección.
  • Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.

     En relación con el tercer punto, la información como vía para llegar al conocimiento, debe ser elaborada para hacerla utilizable o disponible (este proceso empírico se llama Documentación y tiene métodos y herramientas propios), pero también es imposible que la información por sí sola dote al individuo de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la información, la organiza y la convierte en conocimiento.

Estándares

      Los estándares son aquellas normas usuales, los propósitos, los objetivos, a alcanzar, las metas a alcanzar y aquellos índices que integran los planes, y todo dato o cifra que pueda emplearse como medida para cumplirlas, son considerados como estándares.

       Estas medidas son indispensables para el control, ya que indican la manera en que deseas que se ejecute una actividad. En la práctica, son los objetivos declarados y definidos de la organización y por esa razón los estándares deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de los resultados logrados.

      Para que el gerente ejerza el control sobre su área de responsabilidad, se necesitan dos requisitos: Primero debe haber información que describa lo que el área está logrando. Segundo debe haber estándares de desempeño que reflejen lo que el área debe lograr.

      Un estándar es una medida del desempeño aceptable, que idealmente se plantea en términos específicos

Ejemplos:

  • Lograr un volumen anual de ventas superior a 100.000 Bs.
  • Lograr una utilidad después del impuesto superior al 15%
  • Mantener el record de días sin accidentes

Administración por Excepción

Es un estilo que el gerente adopta al intervenir en las actividades  sólo cuando se salen del rango de desempeño aceptable. Por ejemplo cuando un gerente decide que la producción de zapatos debe mantenerse entre 1000 y 1500 pares semanales, el gerente sólo intervendrá si se sale de ese intervalo.

    La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detección oportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos como permisibles para una operación específica. Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho de mercancía que no se encuentra cumplido en un 100%, lo cual puede generar insatisfacción en el cliente. No debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener los mecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los parámetros permitidos.

       La Administración por Excepción  exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre el hecho en particular. No debo asignar recursos para revisar e inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, de manera automática, identificar situaciones fuera de los estándares permitidos. Cada día cobra mayor vigencia la necesidad de lograr una mayor productividad y eficiencia en las operaciones empresariales.

Características:

  • Exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre el hecho en particular.
  • Trabaja en busca de una producción máxima en vez de una producción restringida.
  • Los directivos tienen más tiempo para poder realizar las actividades más importantes de la empresa cediéndole las actividades más rutinarias a los subordinados.

Ventajas:
1. No se pierde tiempo monitoreando actividades que se están haciendo normalmente

2. Se puede atender los problemas más minuciosamente, ya que se toman menos decisiones.

3. La atención se concentra en las oportunidades y en lo que no está funcionando.

4. Evita generar molestia a los clientes.

5. Permite a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente.

    6. Se ahorra tiempo de gestión al personal.

   7. Mejora el rendimiento a través del sistema adecuado.

   8. Ayuda a identificar a la persona responsable.

Desventajas

1. Algunos desempeños no son fáciles de cuantificar al momento de establecer estándares

2. Es indispensable contar con un sistema de información que vigile la exactitud del desempeño

3. Deben estudiarse continuamente los estándares para mantenerlos en el nivel  correcto.

 ¿Cómo se hace la administración por excepción?

      Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores. Por ejemplo, volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecer que por política de la empresa no se puede hacer un despacho que no cumpla por lo menos con un 80% del pedido en cantidades. Todo despacho que cumpla este parámetro no es necesario verificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de este parámetro es necesario revisarlo.

Factores críticos para el éxito

       Los Factores Críticos de Éxito (FCE) Son aquellas capacidades, características o aspectos que posee la empresa u organización, que se deben tomar en cuenta antes y durante la realización de un proyecto, estas características o aspectos deben tener un soporte sólido, administradas y controlables por la empresa, estas son claves y constituyen un impacto de gran importancia en el éxito de una organización en un mercado tan competitivo como en el de hoy en día. Para determinar que es o no un FCE generalmente se basa de un juicio subjetivo, debido a que no existe una fórmula o patrón para determinar los FCE con claridad.

       Es similar a la administración por excepción en cuanto a que concentra la atención en una parte de las operaciones. Un factor crítico es una actividad de la organización que influye mucho en su capacidad para alcanzar los objetivos. Se diferencia de la administración por excepción  en que los elementos de esta, pueden variar de un periodo a otro y los factores críticos son más estables en el tiempo.

Cómo identificar los Factores Críticos para el Éxito

  • Los FCE son temporales y subjetivos.
  • Están relacionados íntimamente con la supervivencia exitosa o competitividad de la entidad que se refieren.
  • Son específicos para cada negocio, organización, entidad o individuo.
  • Un plan o un proceso se consideran estratégicos para una organización cuando afectan a sus FCE.
  • Son influenciados por el contexto o entorno económico, socio – político, cultural, geográfico, y por el acceso y disponibilidad de recursos.
    • Están directamente relacionados con el reconocimiento de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que la organización posee.

Ejemplos de FCE compartidos por la mayoría de las empresas:

  • Mezcla de Productos: (Características del producto, precio, promoción y distribución)
  • Inventario.
  • Promoción de ventas.
  • Precio.
  • Liquidez
  • Relaciones con los clientes
  • Relaciones gubernamentales
  • Imagen de la empresa

Flujo de Decisiones

      El procesador de información transforma los datos en información y el gerente transforma la información en decisiones. (Figura 6)

Figura 6

Figura 6

El Entorno

     Los recursos entran a la organización desde el entorno y salen de este para volver a este. Los recursos físicos fluyen  a través del sistema físico en la parte inferior del modelo. Los recursos conceptuales (información y datos) entran en el procesador de información, donde se almacenan o bien se proporcionan al gerente. (Figura 7)

Figura 7

Figura 7

About these ads